凡有意参加“2009北京国际城市轨道交通展览会”(METRO CHINA 2009)的单位，请与中国铁道科学研究院联系，待确定展位及参展费用后，填写展览会“参展申请表”并加盖公章，邮寄或传真至中国铁道科学研究院，主办单位收到后将确定展台，并将参展确认函回传给参展单位。
参展单位应在协议签署后一周内预付50%之相关款项。如果协议在开展前三个月内签署，展商须支付全款。转账如产生费用，则由展商承担。展商如欲取消预订，须以文字形式通知主办单位。2009年9月21日前，展商申请退展，主办单位将在扣除500元有关费用之后，退还余款。2009年9月21日后，展商申请退展，请恕概不退款。
为保证展览会整体形象，主办单位保留最终调整参展单位展台位置的权力。
